A gestão projetos é essencial para garantir a qualidade das atividades e o alcance dos objetivos desejados pela iniciativa
Projetos sociais somam esforços para desenvolver soluções que podem mudar o mundo. Por trás deste propósito existe um intenso trabalho de pesquisa, análise, planejamento, monitoramento, levantamento de resultados e estudo de impacto. Para organizar tantas etapas, reduzir riscos e chegar ao objetivo esperado é fundamental entender a importância da área de gestão de projeto e conhecer diferentes ferramentas utilizadas para aumentar a eficácia das atividades.
O que caracteriza um projeto?
Projetos são esforços temporários realizados para criar um produto, serviço ou resultado específico. Ele tem um objetivo claro, bem definido e viável; e tem limitação de recursos financeiros e humanos, estipulados antes de seu início. A especialista em Gestão de Projetos, Morgana Krieger, explica que um projeto deve ser baseado na tríade “tempo-escopo-recursos”. “O papel da pessoa que faz a gestão é garantir que os três elementos tenham a mesma importância: coordenar os recursos e as partes envolvidas para atingir o resultado esperado dentro do tempo e orçamento previstos”.
Projetos sociais
Os projetos da área de impacto social se diferem dos demais porque o alcance das atividades não representam somente lucro ou vantagens para a iniciativa. Buscam transformar a realidade de forma positiva. Morgana destaca outras duas diferenças: os recursos para os negócios e organizações sociais são mais escassos do que o investimento de grandes empresas e os problemas que a área social se dispõe a resolver são mais difíceis.
Muitas vezes, solucionar essas questões dependem não só de soluções de mercado, mas de trabalho coletivo com outros setores da sociedade, seja em conjunto do poder público, de outras organizações sociais ou mesmo do setor privado. “Quando falamos, por exemplo, de violência doméstica, questões raciais ou de pobreza, são questões que acontecem há muito tempo e que não têm resposta única. As organizações e negócios têm esse trabalho redobrado de saber dialogar e atuar coletivamente com outras entidades para buscar soluções”, conta Morgana.
Fases da gestão de projetos
Um projeto pode ser dividido em cinco fases, que vão desde o processo de criação e estruturação, até seu encerramento:
- Identificação e definição
Nessa etapa, são definidas as necessidades e os objetivos do projeto, visando o problema que a organização ou negócio pretende solucionar. Também são feitas previsões de recursos necessários para colocar o plano em prática.
- Planejamento
Na etapa de planejamento, é definido o que será feito para o desenvolvimento do projeto, desde coletar informações, determinar custos, dividir tarefas, estipular o cronograma e os prazos de entrega. Nessa fase, é importante que toda a equipe esteja presente, para que sejam abordados diferentes pontos de vista. Além disso, nessa etapa deve-se pensar a longo prazo, mas definir pequenas missões a serem realizadas ao longo do processo para atingir o objetivo final.
- Implementação
Como o nome já diz, essa é a hora de pôr em prática o que foi planejado nas etapas anteriores. Nesse momento, é fundamental que todos os membros da equipe estejam alinhados e que compartilhem suas demandas e resultados. Assim, ficará mais fácil avaliar a evolução do projeto, e no futuro, mensurar seu impacto.
- Monitoramento
O projeto já está em prática, mas as coisas não saíram totalmente como o previsto? Mesmo com o gerenciamento de projetos, imprevisto acontecem. Esse é o momento de rever o planejamento e adequar novamente as tarefas, cronograma, demandas da equipe e incorporar novas metas.
- Encerramento
Após a finalização, é possível escolher entre encerrar ou desenvolver uma nova etapa do projeto. Se a equipe optar por continuar, é possível manter o mesmo objetivo, mas com alterações, como a abrangência territorial, número de pessoas impactadas, mudança de conteúdo, etc. Além disso, são feitas também as avaliações, tanto das pessoas que foram beneficiadas quanto da própria iniciativa. É neste momento de feedback em que é possível analisar os pontos fracos, quais foram os aspectos mais imprevisíveis e o que poderia ser melhorado na nova fase.
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Antecipar imprevistos e delegar tarefas
Morgana dá as dicas para quem está fazendo gerenciamento de projetos focado em impacto social: conhecer e escolher muito bem as ferramentas que serão usadas para o andamento do projeto e reservar uma hora da semana para monitorar o andamento das atividades e fazer uma análise semanal para diminuir chances de imprevistos e aumentar a percepção de evolução do projeto.
Morgana diz que outro ponto importante é entender que o trabalho não é apenas do gestor, mas de todas as partes envolvidas no processo. “É essencial que o gestor compartilhe com as pessoas sobre as expectativas para o futuro, sobre o que está sendo entregue e o que ainda precisa ser transformado. Assim, todos podem colaborar e garantir um bom resultado”.
Para atender as demandas específicas da gestão de projetos sociais, foi criado o PMD (Project Management for Development), metodologia internacional formulada a partir da adaptação dos conceitos e ferramentas do PMBoK (Project Management Body of Knowledge) – um guia que reúne conhecimentos em gerenciamento de projeto e é adotado internacionalmente.
Princípios do gerenciamento de projetos
Giovanna Fantinato
Imagem: Freepik
Atualizado em 23.06.2021
