Planejar, organizar cronogramas, acompanhar atividades e manter comunicação direta com equipes de trabalho são algumas das demandas que envolvem a gestão de projetos. Automatizar tarefas e controles é uma alternativa útil para otimizar o tempo e focar em qualidade. Além disso, o uso de ferramentas tecnológicas permite que o trabalho possa ser feito de qualquer lugar.
Mas não basta encontrar boas ferramentas para gestão de projetos: se não houver organização e disciplina não adianta. Já passou pela experiência de começar a usar um software com a equipe de trabalho e, depois de um tempo, ela acaba caindo em esquecimento? Pois é. Nem sempre isso é culpa da ferramenta, mas falta de uma análise detalhada para saber se as funcionalidades atendem as demandas internas ou mesmo se todos têm facilidade para acessá-la.
O que levar em consideração na escolha
Funções: Quais são os recursos disponíveis na ferramenta? Atende todos os processos necessários para o nível de gerenciamento?
É intuitivo?: A equipe vai entender a interface e conseguir usar o aplicativo? Será preciso algum treinamento prévio?
Plataforma: É para uso exclusivo em computador ou precisar ser acessada do celular?
Usuários: O aplicativo tem limite de usuários? Se sim, o número atende a quantidade de pessoas que estão envolvidas no projeto e precisam ter acesso?
Preço: A ferramenta para gestão de projetos é gratuita ou paga? Se for gratuito, vale conferir se tem alguma função avançada que precisa de pagamento. Se for pago, tenha certeza de que há recursos financeiros para arcar com o custo e se realmente vale a pena fazer o investimento.
7 sugestões de ferramentas para gestão de projetos
Asana: Com tarefas, projetos, conversas e notificações, ajuda as equipes a levarem o trabalho adiante do começo ao fim. Permite criar lista de tarefas e lembretes, incluir datas de conclusão, responsáveis, seguidores e arquivos e detalhes, além manter comunicação direta com os envolvidos. Permite uso gratuito para equipes de até 15 pessoas.
Trello: Plataforma de gerenciamento de tarefas e eventos de fácil utilização. Por meio de quadros de trabalho, o usuário acompanha informações status do projeto, pendências e responsáveis. Permite uso no modo offline e integração com Google Drive e DropBox. Na opção paga da ferramenta há espaço de 250 MB para anexos, pesquisas salvas e agendamentos.
Kanban flow: Permite integrações com outros sistemas para facilitar enviar lembretes por email, adicionar tarefas no calendário e exportar dados para Excel. Todo o acompanhamento segue a forma de Kanban, uma forma de visualizar de forma rápida e fácil o fluxo das informações da empresa. No pacote básico é possível fazer filtros, adicionar colunas e visualizar subtarefas. Já no pacote Premium ($ 5 anuais) há possibilidade de adicionar arquivos na nuvem e copiar de projetos, diminuindo tempo de criação de novos controles.
Bitrix24: Ferramenta para gestão de projetos que oferece visualização de fluxo de atividades, bate-papo em grupo, calendários e gestão de grupos de trabalho. O pacote gratuite tem 5Gb para armazenamento, CRM, controle de tarefas e projetos, chats e chamadas em vídeo. Na opção mais cara, a Professional ($ 159 mensais), há gerenciamento de registros, gerenciamento de ausências e relatórios de trabalho.
Freedcamp: Na opção gratuita, o usuário pode fazer administração de lista de tarefas, visualizar os projetos na forma de kanban, listar gerar subtarefas e gráfico de Gantt. Nas versões mais avançadas, é possível customizar a ferramenta com os dados da empresa, fazer dupla verificação de autenticação para acesso aos dados e unificar acessos pelas plataformas Microsoft Azure, Google SSO e Okta.
Podio: O Podio organiza prazos de entregas de tarefas, arquivos indexados e chats em um único lugar, facilitando a gestão em cada etapa de projetos. É possível criar diferentes visões para visualização de relatórios para manter-se informado. Há serviços de integração com Google Drive e o Dropbox. No pacote gratuito é possível ter um uso gerenciamento de tarefas e uso de aplicativo e workspace.
Zoho: Tecnologia utilizada por mais de 1 milhão de empresas, o Zoho facilita a gestão de projetos com criação e modificação de gráfico de Gantt, automatização de tarefas para economizar tempo e registro de cada minuto nas timesheets. Com a possibilidade de personalização, os os usuários podem facilitar sua rotina acompanhando status de tarefas e fluxos de trabalhos. A ferramenta também possui integração com DropBox, GoogleDrive, Zapier, GitHub, Zoho CRM, Zoho Docs, Invoice, entre outros.
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