Por Ana Carolina Corágem Campos*
Imagine que você precisa se lembrar de uma discussão da organização realizada em dezembro do ano passado, sobre as novas atividades do ano seguinte, e foi consultar a ata da Assembleia Geral, mas não entendeu nada do que estava escrito. Esse cenário é comum. Por ser um documento exigido pelos Cartórios, as organizações, geralmente, apenas seguem as instruções para registro e não prestam atenção nas informações que escrevem e como esse documento pode ajudá-las.
Para entender mais sobre como esse documento pode ajudar a organização, aqui estão três dicas para escrever uma ata de Assembleia Geral.
1. O edital de convocação é o guia para a ata da Assembleia Geral
O objetivo da convocação da Assembleia Geral estará no edital, ou seja, as questões que serão debatidas, como por exemplo, a eleição de novos representantes ou a aprovação de contas, bem como a data, o horário e o local em que ocorrerá, deverão estar no edital.
É por meio desse documento que a organização avisa aos Associados e aos interessados o que será debatido nessa Assembleia Geral, essencial para orientar os presentes no caminho da discussão.
Atenção: não coloque no edital de convocação um item chamado “assuntos gerais”, pois isto poderá tornar a Assembleia Geral interminável. Atenha-se aos assuntos que precisam realmente ser discutidos.
2. A ata é o espelho da Assembleia Geral
O que aconteceu na Assembleia Geral? Quantas pessoas compareceram? Quem não conseguiu ir? Por que não conseguiu ir? Quem se manifestou? Quem votou nas questões a serem deliberadas? Se votou, votou em que sentido? Estão todos de acordo com todas as questões levantadas? Alguém trouxe alguma objeção? Qual tema foi abordado? Quanto tempo durou? Quantas pessoas votaram?
Esses são alguns exemplos de questões que podem ser respondidas pela simples leitura da ata de Assembleia Geral, se redigida de acordo com o que efetivamente aconteceu naquele momento.
Atenção: a ata deve ser, em poucas palavras, uma descrição de todo e qualquer fato ou assunto que tenha acontecido na Assembleia. É a forma pela qual você deixa registrado por escrito toda a situação.
3. A ata precisa estar de acordo com o Estatuto Social e, para ser registrada, de acordo com as regras do Cartório
É importante observar se no Estatuto Social da organização há alguma orientação sobre a forma como se dará a redação da ata. Por exemplo, se é necessário que seja redigida por algum dirigente ou se é possível escolher um dos associados presentes para escrevê-la.
É pelo Estatuto Social que a organização verá se aquele tema a ser discutido precisa de uma quantidade mínima de associados para iniciar a Assembleia, quantos(as) associados(as) são necessários(as) para decidir sobre o tema ou, ainda, se é preciso consultar pessoas externas para tomar a decisão.
Além disso, para o registro da ata em Cartório é necessário que consulte anteriormente, com o respectivo Cartório em que será registrado, quais são os requisitos para a redação do documento, como a inserção do estatuto no corpo da ata ou apenas como um anexo.
A ata, além de ser um documento indispensável para registrar as alterações do estatuto social, ainda serve como um roteiro de acontecimentos para que, posteriormente, os integrantes da associação consigam entender o que aconteceu e o que foi definido naquela Assembleia Geral.
Atenção: estar bem escrita é essencial para que as orientações e decisões tomadas cumpram o seu propósito.
*Ana Carolina Corágem Campos é pós-graduanda em Direito Empresarial e Econômico e é advogada do Escritório Andreazza, Otsuka & Botelho Advogados Associados.
